Các phần của một bức thư là gì

Bạn có thể nghĩ rằng những lá thư không còn sức nặng như một vài năm trước đây, tuy nhiên, và bất chấp sự xuất hiện của công nghệ, thư vẫn là phương tiện giao tiếp thành công nhất trong nhiều dịp. Trên thực tế, khi mục tiêu là đưa ra các yêu cầu hoặc trình bày chính thức, điều cần thiết là phải biết các phần của một bức thư là gì và làm thế nào để phát triển từng phần đó.

Cho dù bạn muốn viết một bức thư ở định dạng truyền thống (nghĩa là trên giấy) hay nếu bạn muốn viết một bức thư ở định dạng kỹ thuật số, trong bài viết sau đây của oneHOWTO, chúng tôi chia sẻ với bạn mọi thứ bạn nên biết về nó. Chúng tôi giải thích có những loại thẻ nào và các phần của một bức thư là gì để bạn có thể phát triển thông điệp của mình một cách chính xác. Hãy lưu ý!

Mục lục

1. Các loại chữ cái
2. Các phần của một bức thư thân mật
3. Các phần của một bức thư trang trọng
4. Các phần của một bức thư kinh doanh
5. Các phần của một bức thư bằng tiếng Anh

Các loại chữ cái

Thẻ có thể được chia thành nhiều loại và phong cách khác nhau, tuy nhiên, chúng hầu như luôn khác nhau giữa thư chính thức và thư không chính thức:

Những bức thư trang trọng

Thư chính thức là tất cả những thư thuộc lĩnh vực kinh doanh, lao động hoặc nghề nghiệp, thể chế, chính trị, học thuật hoặc hành chính, trong số những thư khác. Giọng của người gửi là thân mật và trang trọng và nó thường được thực hiện khi bạn muốn đưa ra một yêu cầu, một lời cảm ơn, một bài thuyết trình, một đề xuất, một tuyên bố, một đơn từ chức hoặc đơn giản là để tiết lộ những thông tin cụ thể mà bạn quan tâm. Những loại thư này cho phép giao tiếp giữa những người thường không quen biết nhau, vì vậy bạn phải giữ khoảng cách và hết sức cẩn thận khi viết, điều này cần phải tôn trọng, lịch sự và thân thiện.

Trong trường hợp khoảng cách giữa người nhận và người gửi thậm chí còn lớn hơn, chúng tôi đề cập đến những lá thư rất trang trọng, một điều gì đó phổ biến khi chúng ta nói với những người ở vị trí cao (giám đốc của một tổ chức hoặc chủ tịch chính phủ). Trong các lá thư chính thức, chúng ta tìm thấy các lá đơn đặt hàng, thư yêu cầu, thư từ chức, sa thải, v.v.

Thư không chính thức hoặc thông tục

Thư không chính thức là những thư họ hướng đến những người đáng tin cậy, gia đình, bạn bè, đối tác, v.v. Ngôn ngữ được sử dụng trong các loại chữ cái này ấm áp hơn, thân thiện và dễ trò chuyện hơn, vì bối cảnh thân mật. Trong các bức thư không chính thức hoặc thông tục, người gửi và người nhận duy trì mối quan hệ chặt chẽ hơn, vì vậy khái niệm về bức thư, ngôn ngữ và nội dung của nó cũng cởi mở và đa dạng hơn nhiều.

Trong số những bức thư thân mật, chúng tôi tìm thấy những bức thư chúc mừng sinh nhật, những bức thư than khóc, những lời cảm ơn, chúc mừng, v.v.

Thư thông tin

Mặc dù chúng tôi đã phân biệt các loại thư thành chính thức và không chính thức, một số loại khác cũng nên được làm nổi bật. Thư thông tin, còn được gọi là dạng hình trònChúng là những thông báo được gửi theo cùng một định dạng cho những người khác nhau. Những loại thư này phổ biến ở cả cấp độ học thuật và cấp độ thể chế hoặc doanh nghiệp, vì nó là một công cụ tuyên truyền hiệu quả để công bố những sửa đổi, thay đổi hoặc sản phẩm mới. Nhờ các bức thư thông tin, dữ liệu quan trọng được tiết lộ để người nhận biết.

Thư kinh doanh

Điều quan trọng nữa là đề cập đến thư thương mại, một phương tiện liên quan đến bất kỳ hoạt động thương mại hoặc kinh doanh, cho dù đó là bán hàng, quảng cáo hoặc các hoạt động nội bộ khác của công ty (đơn xin việc, xác nhận đã nhận, yêu cầu tín dụng hoặc nhờ thu, v.v.) Ngôn ngữ của loại thư này luôn là trang trọng và thân ái.

Các phần của một bức thư thân mật

Bức thư thân mật là bức thư được gửi đến một người đã biết và người mà bạn có mối quan hệ thân thiết. Sự khác biệt cơ bản giữa thư không chính thức và thư chính thức là thư chính thức không yêu cầu công thức lịch sự hoặc cấu trúc logic của nội dung, trường hợp này thường xảy ra trong thư chính thức. Các tài liệu không chính thức biểu thị sự gần gũi và ấm áp giữa người gửi và người nhận, mặc dù tất nhiên, nội dung của bức thư phải được viết tốt và sửa đổi.

Mặc dù thư không chính thức không tuân theo các quy tắc như vậy, nhưng điều quan trọng là phải thêm một số phần cơ bản:

Ngày

Việc chỉ ra ngày viết thư giúp người nhận xác định được vị trí của chính mình, đặc biệt nếu lá thư được lấy lại nhiều năm sau đó và được đọc lại.

Công thức chào hỏi ban đầu

Thông qua lời chào ban đầu sẽ biết được mức độ thân thiết giữa người gửi và người nhận. Trong các bức thư trang trọng, bạn có thể bắt đầu bằng một lời chào trìu mến, chẳng hạn như "Pablo thân mến" hoặc bạn có thể xưng hô với người nhận theo cách mà bạn thường nói trong cuộc trò chuyện qua điện thoại hoặc thể xác, chẳng hạn như "Xin chào Pablo!" hoặc "Bạn có khỏe không, Maria?" Bạn cũng có thể sử dụng biệt hiệu hoặc từ trìu mến khác để xác định bạn.

Nội dung của bức thư

Sau lời chào đầu tiên, phần nội dung của bức thư nên được phát triển, tức là bản thân thông điệp, có thể bao lâu tùy người viết quyết định. Hãy nhớ sử dụng ngôn ngữ gần gũi, ấm áp nhưng cũng thân thương. Trong thư không chính thức, không nhất thiết phải tuân theo một trật tự đã thiết lập và nên sử dụng phương pháp ngẫu hứng hơn, giống như nó sẽ xảy ra trong một cuộc trò chuyện thực sự.

Bị sa thải

Với lời chia tay, lá thư được khép lại, dù là kiểu gì, và thông qua đó những lời chúc tốt đẹp được gửi đến người nhận. Một số công thức được sử dụng nhiều nhất trong các bức thư thân mật là: "Một nụ hôn", "Một cái ôm", "Với tình cảm", "Hẹn gặp lại" hoặc "Một lời chào", trong số những công thức khác.

Các yếu tố khác

Ngoài những phần cơ bản này, sau khi chia tay, các yếu tố khác có thể xuất hiện như chữ ký của người gửi hoặc thậm chí một phần tái bút thu thập một số thông tin liên quan đã bị lãng quên trong quá trình viết văn bản chính.

Các phần của một bức thư trang trọng

Thư chính thức, không giống như thư không chính thức, sử dụng bê tông và cấu trúc khác biệt điều đó phải được áp dụng để duy trì một trật tự hợp lý trong việc viết văn bản, điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc đọc của người nhận. Ngoài ra, bạn nên thực hiện một cách tiếp cận hoặc bản thảo sơ bộ giúp bạn nắm bắt thông tin và dữ liệu mà bạn muốn trình bày theo một trình tự rõ ràng. Hãy nhớ rằng bức thư chính thức cần một chất lượng cao hơn trong văn bản, cũng như tuân theo các quy tắc về tính đúng đắn và chính tả thích hợp và dựa trên trật tự, đơn giản, rõ ràng và trên hết là lịch sự.

Bìa thư

Tiêu đề thư là một phần khác biệt của thư chính thức có tính chất riêng tư. Nó được sử dụng để bao gồm các chi tiết của người gửi trước, để người nhận biết trước ai đang viết thư. Những dữ liệu này phải được đặt trong trên cùng bên trái và tối thiểu phải bao gồm tên của công ty hoặc cá nhân, địa chỉ, số điện thoại và email.

Người nhận địa chỉ

Trong nhiều trường hợp, đặc biệt là trong kinh doanh, điều quan trọng là phải thêm thông tin chi tiết của người nhận để bức thư đến được đúng người. Đối với điều này, bạn nên làm theo kiểu Pháp, trong đó tên của người gửi bức thư, chức vụ của họ và thậm chí cả công ty sẽ được đặt, sau đó là địa chỉ mà bức thư được gửi đến.

Ngày

Nó nên được đặt ở trên cùng của bức thư, ở phía bên phải, ngay dưới người nhận. Công thức thông thường là bắt đầu bằng tên của thành phố hoặc thị trấn mà từ đó chữ cái được viết, tiếp theo là ngày, tháng và năm.

Tiêu đề

Để áp dụng phép lịch sự, tôn trọng và đối xử đúng mực, điều quan trọng là tiêu đề phải xuất hiện trong thư, tức là phần mà văn bản sẽ bắt đầu. Phổ biến nhất là sử dụng "Dear or Dear", "Disabled Sir ..." hoặc "Your Excellency", có thể được viết tắt là "Your Excellency". Bất kỳ phạm vi điều trị nào cũng có thể bao gồm các công thức giao thức lịch sự khác nhau, nhưng nguyên tắc chính là tôn trọng, lịch sự và thân thiện khi xưng hô với người nhận.

Giới thiệu

Thông qua phần giới thiệu, bạn sẽ đặt người nhận vào bối cảnh và sẽ định trước để họ tiếp nhận thông tin một cách dễ chịu và nhẹ nhàng, đặc biệt nếu đó là những tin tức tiêu cực. Mặt khác, phần giới thiệu sẽ giúp bạn thiết lập mối quan hệ với người mà bạn viết thư lần đầu tiên. Đối với điều này, bạn có thể sử dụng các công thức như "Tôi không vui được gặp trực tiếp bạn, nhưng tôi viết thư cho ...". Nếu đã có một sự thân ái nhất định giữa người gửi và người nhận, phần mở đầu có thể được loại trừ và chuyển trực tiếp đến phần nội dung của văn bản.

Nội dung thư

Trong phần trung tâm này của văn bản sẽ xuất hiện chủ đề chính của bức thư, có thể là một yêu cầu, một thông tin, một lời cảm ơn, v.v. Phần nội dung là phần lớn nhất của bức thư và nó là nơi xuất hiện tất cả các dữ liệu liên quan. Nên kết thúc văn bản bằng dấu tóm tắt thư tổng thể, trước khi kết thúc hoặc từ biệt.

Chia tay hoặc kết thúc

Đây là công thức mà người phát hành, sử dụng phép lịch sự cao hơn, bày tỏ những lời chúc tốt đẹp đến độc giả một cách thân ái. Nói chung, lời kết được viết ở ngôi thứ ba, sử dụng các cách diễn đạt như "Trân trọng", "Chào tạm biệt", "Lời chào thân ái" hoặc đơn giản là "Trân trọng". Như mọi khi, trong loại phần này, nó được khuyến khích sự ngắn gọn trong cách diễn đạt.

Chắc chắn

Trong phần cuối cùng của bức thư chúng ta phải bao gồm cả họ và tên và chữ ký hoặc chữ ký của người phát hành. Ngoài ra, nếu bức thư thuộc lĩnh vực công việc, chuyên môn, học thuật, thể chế hoặc hành chính, thì chức vụ của người đưa ra bức thư cũng có thể được đưa vào. Trước chữ ký sẽ là chữ viết tắt "Đã ký". (có dấu) và dấu hai chấm.

Nếu bạn muốn biết thêm thông tin chi tiết về Cách viết một bức thư trang trọng, hãy nhớ truy cập bài viết oneHOWTO khác này.

Các phần của một bức thư kinh doanh

Thư thương mại tuân theo một cấu trúc cụ thể dựa trên nhu cầu và chức năng của bức thư cụ thể đó. Các ngôn ngữ của loại thư này là trang trọng, vì đây là những chữ cái tương ứng với lĩnh vực kinh doanh hoặc lao động:

Bìa thư

Đây là điều cơ bản của các bức thư kinh doanh, vì nó là tiêu đề mà qua đó người nhận sẽ được cung cấp tất cả thông tin về người, công ty hoặc công ty mà bức thư dự định đến. Nó sẽ luôn được đặt lên hàng đầu.

Phần chính

Như trong bất kỳ bức thư chính thức nào, phần chính được phân biệt thành một số phần phải phản ánh:

• Địa điểm và ngày tháng
• Người nhận địa chỉ
• Tiêu đề
• Nội dung văn bản
• Lời chia tay và chữ ký

Phụ lục

Sau thư công việc, bạn có thể thêm các phụ lục hoặc các phần thứ cấp, tức là bất kỳ tài liệu quan tâm nào đã được trích dẫn trước đó trong phần nội dung của văn bản.

Nếu bạn không chắc chắn về cách viết tiêu đề của một bức thư thương mại, trong bài viết khác này, chúng tôi cung cấp cho bạn thêm thông tin.

Các phần của một bức thư bằng tiếng Anh

Để soạn một thư chính thức bằng tiếng anh Bạn phải tính đến các phần mà nó được chia và sử dụng các công thức thông thường. Các quy tắc và hướng dẫn là cơ bản và hầu hết các tài liệu hướng dẫn ở nước ngoài, cho dù là các công ty, trường đại học hoặc các tổ chức khác, phải tuân theo một ngôn ngữ chính thức cũng bằng tiếng Anh.

Bìa thư

Trong đó, dữ liệu của chúng tôi hoặc của người gửi phải được đặt (họ tên, số điện thoại, email, v.v.). Tiêu đề thư của người gửi phải ở phần trên bên phải, trong khi của người nhận phải được đặt ở bên trái. Trong tiếng Anh, thành phố được viết bằng chữ in hoa miễn là không có vùng cao hơn hoặc quan trọng hơn, vì trong trường hợp đó, vùng sẽ được viết hoa và thành phố ở dạng viết thường. Bên dưới thành phố, mã zip sẽ xuất hiện.

Ngày

Ngày chính xác phải xuất hiện dưới tiêu đề thư. Công thức đúng là: đầu tiên là tháng, sau đó là ngày và cuối cùng là năm. Một quy tắc khác là các ngày phải được viết theo số thứ tự, do đó nó sẽ không phải là ngày 1 mà là ngày đầu tiên. Thí dụ: Ngày 6 tháng 11 năm 2019.

Người nhận địa chỉ

Bên dưới ngày nhưng ở phía bên trái, tên của người hoặc công ty mà bức thư được gửi đến sẽ xuất hiện. Thông tin này được đặt hàng loạt, giống như tiêu đề thư.

Tiêu đề

Như trong tiếng Tây Ban Nha, đó là một cụm từ lịch sự ngắn gọn với cách đối xử phù hợp với người nhận. Công thức phổ biến nhất là Ngài hoặc Bà, cũng là Ông hoặc Bà trong trường hợp những người đã kết hôn hoặc Bà và Hoa hậu trong trường hợp độc thân, cộng với họ. Bạn cũng có thể bao gồm "Dear Sir" hoặc "Dear Madam".

Giới thiệu

Thông qua phần giới thiệu, bạn sẽ hiểu theo ngữ cảnh lý do để gửi cái này. Bạn có thể viết các cách diễn đạt thông dụng bằng tiếng Anh, nhưng đừng quên sử dụng thì hiện tại tiếp diễn và tránh viết tắt. Một lời giới thiệu tốt sẽ là "Tôi viết thư để hỏi về ..." (Tôi viết thư để thông báo / hỏi thăm) "With reference to you letter of ..." (đề cập đến bài viết của bạn hoặc lá thư của bạn từ ...) hoặc " Tôi xin được thông báo cho anh / chị / em ”(Tôi xin vui lòng thông báo cho anh / chị / em).

Nội dung thư

Đó là về chính văn bản, về chính thông điệp. Phần nội dung của thông điệp, như trong tiếng Tây Ban Nha, phải tuân theo một số quy tắc cấu trúc cơ bản. Nó phải rõ ràng, đúng ngữ pháp, thẳng thắn và lịch sự.

Bị sa thải

Theo xu hướng của những bức thư nói chung, chúng ta phải khép lại bức thư với những lời chúc tốt đẹp nhất dành cho người nhận. Bạn có thể sử dụng một số cụm từ như "Thank you for you help" (Cảm ơn sự giúp đỡ của bạn) "Tôi mong được nghe từ bạn" (Tôi mong đợi tin tức của bạn) hoặc công thức thân mật được sử dụng giữa công ty và khách hàng "Kính trọng", " Trân trọng "hoặc" Trân trọng ".

Chắc chắn

Cuối cùng, cũng như các thư chính thức bằng tiếng Tây Ban Nha, đừng quên ghi đầy đủ họ tên và chữ ký hoặc chữ ký của bạn sau khi đóng thư. Bạn có thể đặt nó ở dưới cùng, cả bên trái và trung tâm.

Bạn cũng có thể quan tâm đến việc học Cách viết email bằng tiếng Anh, vì cả hai quy trình đều rất giống nhau.

Nếu bạn muốn đọc thêm các bài viết tương tự như Các phần của một bức thư là gì, chúng tôi khuyên bạn nên nhập danh mục Sở thích và Khoa học của chúng tôi.