Cách viết thư để khách hàng thanh toán

Khi yêu cầu thanh toán từ khách hàng, các biện pháp thích hợp được sử dụng để tạo ra những bức thư hiệu quả để gửi cho họ. Thư yêu cầu thanh toán được sử dụng khi khách hàng không thanh toán hóa đơn đến hạn. Khách hàng càng mất nhiều thời gian để thanh toán hóa đơn, thì công ty viết thư cho khách hàng này càng nhiều. A thư yêu cầu thanh toán Nó phải lịch sự, rõ ràng và phải cung cấp thông tin chi tiết về hành vi vi phạm mà khách hàng đang thực hiện.

Các bước thực hiện:

Sử dụng giấy tiêu đề công tyvì nó chứa tất cả thông tin về tổ chức và thường trông trang trọng hơn.

Bức thư phải được gửi đến một người cụ thể. Nó phải có ngày của bức thư, sau đó là tên và địa chỉ của khách hàng. Liên hệ với người đó bằng cách nói "Kính gửi", sau đó là tên đầy đủ của khách hàng.

Nêu rõ mục đích của bức thư. Thư yêu cầu thanh toán phải thông báo rõ ràng mục đích này khi bắt đầu yêu cầu. Sử dụng giọng điệu chuyên nghiệp và sử dụng những từ ngữ ấm áp, tích cực.

Bao gồm các chi tiết của khoản nợ. Ghi rõ ngày khoản nợ này được thanh toán, ngày đến hạn ban đầu và số tiền còn nợ bao gồm cả phí trả chậm. Nó bao gồm số hóa đơn, do đó cho phép khách hàng tìm thấy tài liệu gốc dễ dàng hơn. Nhiều công ty cũng sẽ bao gồm một bản sao của hóa đơn gốc trong loại thư này. Thông báo cho khách hàng về lãi suất khi thanh toán chậm.

Yêu cầu khách hàng thanh toán. Khách hàng biết rằng có thể tránh được nhiều khoản phí trễ hạn hơn bằng cách thanh toán số tiền tương ứng trong một khoảng thời gian nhất định. Yêu cầu khách hàng gọi cho bạn để thu xếp nếu họ không thể thanh toán đầy đủ vào ngày đó. Bao gồm phần mở rộng của số điện thoại trực tiếp của bạn, nếu cần. Bao gồm địa chỉ email của bạn và do đó cung cấp thư từ của bạn thông qua biểu mẫu này, nếu khách hàng muốn.

Cảm ơn khách hàng. Nếu thanh toán đã được thực hiện, hãy cảm ơn khách hàng. Cảm ơn khách hàng trước vì đã gửi một khoản thanh toán nhanh chóng. Nói với khách hàng rằng nếu họ có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến vấn đề này, họ đừng ngần ngại gọi cho bạn.

Ký tên vào bức thư. Kết thúc bức thư bằng cách viết "Trân trọng", sau đó là tên và chức danh của bạn.

Nếu bạn muốn đọc thêm các bài viết tương tự như Cách viết thư để khách hàng thanh toán, chúng tôi khuyên bạn nên nhập danh mục Sở thích và Khoa học của chúng tôi.